Sommerzeit ist Urlaubszeit. Doch immer wieder treten Komplikationen auf, die den Urlaubsantritt gefährden. Welche wesentlichen arbeits- und abgabenrechtlichen Fragen können sich im Zusammenhang mit Urlaubsrücktritten und einem Ersatz von Urlaubsstornokosten stellen?
Kann eine getroffene Urlaubsvereinbarung einseitig widerrufen werden?
Eine zwischen Arbeitgeber:in und Arbeitnehmer:in getroffene Urlaubsvereinbarung ist für beide Seiten grundsätzlich verbindlich und kann daher im Normalfall von keiner der Vertragsparteien einseitig widerrufen werden. Ein einseitiger Widerruf (Rücktritt) vor Beginn des Urlaubs ist nur denkbar, wenn außergewöhnlich wichtige Gründe dafür vorliegen. Denkbare Gründe wären beispielsweise
- auf Arbeitnehmer:inseite die Erkrankung des/der Arbeitnehmer:in selbst oder deren Angehörigen, wenn dadurch der geplante Urlaub vereitelt würde (zB zur Reiseuntauglichkeit führendes hohes Fieber, wodurch der gebuchte Flug storniert werden muss);
- auf Arbeitgeber:inseite eine unvorhersehbare und für das Unternehmen schwerwiegende Gefahrensituation (zB der drohende Verlust eines Großauftrags, nicht hingegen jeder Personalengpass wegen Erkrankung von Arbeitskolleg:innen).
In diesem Sinne hat die Rechtsprechung ausgeführt, dass ein
Rücktritt von Arbeitgeber:innen von einer getroffenen Urlaubsvereinbarung nur aus besonders schwerwiegenden Gründen gerechtfertigt ist, etwa wenn zur Vermeidung wirtschaftlicher Nachteile für das Unternehmen eine Inanspruchnahme des/der Arbeitnehmer:in gerade für diese Urlaubszeit unumgänglich notwendig ist.
Beachte: Eine solche Erkrankung des/der Arbeitnehmer:in vor dem Urlaubsantritt ist nicht zu verwechseln mit dem Fall einer Erkrankung während des Urlaubs. Bei Erkrankung während des Urlaubs ist zwar kein Rücktritt möglich, aber der Urlaubsverbrauch wird unter bestimmten Voraussetzungen (ua länger als dreitägige Erkrankung) unterbrochen.
Wer trägt die Stornokosten, wenn der/die Arbeitnehmer:in eine Urlaubsreise auf Wunsch des/der Arbeitgeber:in nicht antritt?
Widerruft ein:e Arbeitgeber:in eine Urlaubsvereinbarung oder nimmt ein:e Arbeitnehmer:in auf dessen Bitten freiwillig vom Urlaubsantritt Abstand, hat der/die Arbeitgeber:in den/die Arbeitnehmer:in finanziell schadlos zu halten. Das heißt, er/sie muss diesfalls für eventuelle Stornokosten einer bereits gebuchten Urlaubsreise aufkommen. Es gilt somit im Ergebnis das
Verursacherprinzip.
Wie ist ein Stornokostenersatz für eine aus dienstlichen Gründen abgesagte Urlaubsreise abgabenrechtlich zu behandeln?
Kostenersätze, die ein:e Arbeitgeber:in im Zusammenhang mit einer solchen Stornierung leistet, sind abgabenrechtlich wie folgt zu behandeln:
- Lohnsteuer: Die Zahlungen sind in der Gehalts- und Lohnverrechnung als steuerpflichtiger Arbeitslohn zu werten. Allerdings können beim Finanzamt in der Arbeitnehmerveranlagung Werbungskosten im nachgewiesenen Ausmaß (zB Stornokosten, durch Stornierung verursachter Mehraufwand oä) geltend gemacht werden. In der ANVA wird die Steuerbemessungsgrundlage infolge des Werbungskostenabzugs entsprechend reduziert.
- Sozialversicherung: In der SV sind solche Zahlungen nach Ansicht der ÖGK beitragsfrei. Dies gilt ebenso für die betriebliche Vorsorge (Abfertigung Neu). Die ÖGK begründet es damit, dass es sich nicht um Entgelt, sondern um Ersatz für entstandenen Schaden aufgrund dienstlicher Pflichten handelt.
- Lohnnebenkosten: Im Bereich des DB, DZ und der KommSt besteht Abgabepflicht.
Stand: 01.07.2024
Quelle: Kraft & Kronberger Fachpublikationen
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